Informativa privacy

INFORMATIVA PRIVACY

Gentile Cliente,

ai sensi degli articoli 13 del Reg. U.E. n. 679/2016 “Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 27 aprile 2016 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali” (“Regolamento”) e del D. Lgs. 196/2003, “Codice in materia di protezione dei dati personali” (“Codice”), ove compatibile con il Regolamento, in relazione ai dati personali riferibili alla Sua persona La informiamo di quanto segue.

1. Identità e dati di contatto del Titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento è E-Vai S.r.l., con sede legale in Piazzale Luigi Cadorna 14 – 20123 Milano (MI) (di seguito, anche, il “Titolare” o la “Società”). Qualsiasi richiesta relativa ai dati personali trattati dalla Società potrà essere inviata presso la sede legale indicata oppure scrivendo all’indirizzo di posta elettronica customerservice@e-vai.com.

1. Dati di contatto del Responsabile della Protezione dei Dati

Il Responsabile della Protezione dei Dati (“RPD”) o Data Protection Officer (“DPO”) della Società è contattabile presso la sede legale della medesima (P.le Cadorna 14, 20123) o al seguente recapito: dpo@e-vai.com.

1. Finalità del trattamento dei dati e base giuridica dello stesso.

Nel rispetto della normativa vigente in materia di protezione dei dati personali, la Società informa il Cliente che intende acquisire – o già detiene – dati personali relativi al Cliente stesso, per le seguenti finalità:

1. fornire il servizio richiesto e dare esecuzione al Contratto Quadro di Servizio di Car sharing (“Contratto”) stipulato dal Cliente secondo le modalità e nei termini descritti dal medesimo Contratto e dal Regolamento di servizio di car sharing; in relazione a tale finalità, la base giuridica del trattamento è prevista dall’art. 6 comma 1 lett. b) del Regolamento: “Il trattamento è lecito solo se e nella misura in cui ricorre almeno una delle seguenti condizioni: ….b) in trattamento è necessario all’esecuzione di un contratto di cui l’interessato è parte o all’esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dello stesso”;
2. rilevare il livello di gradimento del servizio di car sharing: in relazione a tale finalità, la base giuridica del trattamento è prevista dall’art. 6 comma 1 lett. a) del Regolamento: “l’interessato ha espresso il consenso al trattamento dei propri dati personali per una o più specifiche finalità”; il trattamento sarà effettuato solo nel caso in cui il Cliente abbia manifestato il proprio libero consenso;
3. per finalità commerciali e promozionali: in relazione a tali finalità, la base giuridica del trattamento è la medesima di cui al punto 2; il trattamento sarà effettuato solo nel caso in cui il Cliente abbia manifestato il proprio libero consenso;

1. per ricerche di mercato: in relazione a tale finalità, la base giuridica del trattamento è la medesima di cui al punto 2; il trattamento sarà effettuato solo nel caso in cui il Cliente abbia manifestato il proprio libero consenso;
2. per esigenze (di efficienza) organizzative e produttive, della tutela del patrimonio aziendale e della sicurezza del lavoro; la base giuridica del trattamento è prevista dall’art. 6 comma 1 lett. f) del Regolamento: “il trattamento è necessario per il perseguimento del legittimo interesse del titolare del trattamento o di terzi, a condizione che non prevalgano gli interessi o i diritti e le libertà fondamentali dell’interessato che richiedono la protezione dei dati personali“.

Si rammenta che l’art. 130, comma 4 del Codice, prevede che le coordinate e-mail possano essere utilizzate per l’attività di comunicazione commerciale, l’invio di materiale pubblicitario o di vendita diretta anche senza il preventivo consenso dei clienti a condizione che:

1. • il titolare intenda proporre servizi analoghi a quelli oggetto della precedente vendita;
   • l’interessatosiaadeguatamenteinformato,inparticolaredellapossibilitàdiopporsiinognimomentoaltrattamento,inmanieraagevoleegratuitamente(cosiddettosistemaOPT-OUT);
   • l’interessato non rifiuti tale uso inizialmente o in occasione di successive comunicazioni.

Pertanto il Cliente potrà opporsi in ogni momento al predetto trattamento, mediante l’invio di una e-mail al seguente indirizzo customerservice@e-vai.com, nonché esercitare tutti i diritti di cui al Regolamento e al Codice.

Alcuni dati potranno essere trattati in forma aggregata e anonima al fine di elaborare statistiche volte a migliorare il servizio offerto.

1. Eventuali destinatari o eventuali categorie di destinatari dei dati

I dati personali forniti dal Cliente sono quelli strettamente necessari all’erogazione del servizio e potranno essere comunicati e trasmessi anche ad altri soggetti, quali le compagnie di assicurazione o gli enti pubblici (ad esempio nel caso di infrazioni stradali). I dati personali strettamente necessari all’erogazione del servizio possono essere inoltre comunicati dalla Società a soggetti esterni in ragione dell’affidamento ai medesimi di taluni servizi, svolti per suo conto e sulla base di specifici contratti, di natura tecnica, organizzativa, operativa e/o legale quali a titolo esemplificativo: società controllanti, consulenti, società che offrono servizi informatici, telematici, finanziari, amministrativi ed assicurativi.

1. Trasferimento dei dati ad un paese terzo o ad un’organizzazione internazionale

I dati personali forniti dal Cliente non saranno trasferiti a paesi terzi o ad un’organizzazione internazionale extra UE.

1. Periodo di conservazione dei dati personali

I dati personali conferiti per le finalità di cui al punto 3.1 sono conservati per un periodo non superiore ad un anno dalla scadenza del Contratto, salva la sussistenza, al termine predetto, di vertenze, ovvero richieste di risarcimento/penali sorte in ragione del medesimo Contratto, per le quali sia necessario conservare la relativa documentazione sino alla risoluzione delle stesse. Alcuni dei dati personali, processati per adempimenti fiscali ed amministrativi, sono conservati per un periodo di almeno 10 anni in relazione agli obblighi civilistici di tenuta delle scritture contabili.

I dati personali eventualmente conferiti in relazione al punto 3.2 e 3.4 sono anonimizzati dopo la raccolta o dopo la chiusura di eventuali vertenze in relazione ai medesimi.

I dati personali conferiti in relazione al punto 3.3 sono conservati fino a revoca del consenso.

I dati personali di cui al punto 3.5, in particolare relativi alla geolocalizzazione dei veicoli, sono conservati per i tempi proporzionati alle finalità perseguite come descritte nel successivo art. 8.

1. Diritti degli interessati

1. 1. Diritto di accesso, rettifica, cancellazione e limitazione del trattamento Il Cliente ha diritto di chiedere:
      • l’accesso ai dati (il diritto di ottenere dal Titolare la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali e, in tal caso, di ottenere l’accesso ai dati personali ed alle informazioni che La riguardano, nonché, qualora i dati personali siano trasferiti a un Paese terzo o a un’organizzazione internazionale, di essere informato dell’esistenza di garanzie adeguate ai sensi della normativa vigente);
      • la rettifica dei dati (il diritto di ottenere dal Titolare la rettifica dei dati personali inesatti che La riguardano, nonché, tenuto conto delle finalità del trattamento, l’integrazione dei dati personali incompleti, anche fornendo una dichiarazione integrativa);
      • la cancellazione dei dati (il diritto di ottenere dal Titolare la cancellazione dei dati personali che La riguardano nei casi previsti dalla normativa vigente);
      • la limitazione del trattamento (il diritto di ottenere la limitazione del trattamento nei casi previsti dalla normativa vigente; se il trattamento è limitato i dati personali sono trattati, salvo che per la conservazione, soltanto con il consenso dell’interessato o per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria oppure per tutelare i diritti di un’altra persona fisica o giuridica o per motivi di interesse pubblico rilevante dell’Unione o di uno Stato membro).

1. 1. Diritto alla portabilità dei dati

Qualora il trattamento si basi sul consenso o su un contratto e sia effettuato con mezzi automatizzati, il Cliente ha diritto di ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati personali che La riguardano, nonché del diritto di trasmettere tali dati a un altro titolare del trattamento.

Nell’esercitare i Suoi diritti relativamente alla portabilità dei dati, Lei ha il diritto di ottenere la trasmissione diretta dei dati personali da un titolare del trattamento all’altro, se tecnicamente fattibile.

L’esercizio del diritto alla portabilità lascia impregiudicato il diritto di ottenere la cancellazione dei dati. Tale diritto non si applica al trattamento necessario per l’esecuzione di un compito di interesse pubblico o connesso all’esercizio di pubblici poteri di cui è investito il titolare del trattamento.

1. 1. Diritto di opposizione

Il Cliente ha il diritto di opporsi, in qualsiasi momento, per motivi connessi alla Sua situazione particolare, al trattamento dei dati personali che Lo riguardano in caso di trattamento necessario per il perseguimento di un legittimo interesse del titolare del trattamento o di terzi. Qualora i dati personali siano trattati per finalità di marketing diretto, il Cliente ha il diritto di opporsi in qualsiasi momento al trattamento dei dati personali che La riguardano effettuato per tali finalità, compresa la profilazione nella misura in cui sia connessa a tale marketing diretto. Qualora si opponga al trattamento per finalità di marketing diretto, i dati personali non saranno più oggetto di trattamento per tali finalità.

1. 1. Esercizio dei diritti

Qualsiasi richiesta connessa all’esercizio dei diritti sopra riferiti potrà essere inviata al Titolare del trattamento al seguente recapito: customerservice@e-vai.com.

1. 1. Diritto di revocare il consenso

Qualora il trattamento dei dati personali o di categorie particolari di dati personali del Cliente sia basato sul consenso, lo stesso avrà il diritto di revocare il consenso in qualsiasi momento. In tal caso, le operazioni di trattamento effettuate prima della revoca resteranno impregiudicate. Il consenso potrà essere revocato rivolgendo apposita richiesta al Titolare ai recapiti e agli indirizzi sopra indicati.

1. 1. Diritto di proporre reclamo ad un’autorità di controllo

Nel caso in cui il Cliente ritenga che il trattamento che Lo riguarda violi la normativa vigente, lo stesso avrà il diritto di proporre reclamo a un’autorità di controllo, segnatamente nello Stato membro in cui risiede abitualmente, lavora oppure del luogo ove si è verificata la presunta violazione.

1. 1. Natura del conferimento dei dati. Obbligo di fornire i dati personali e possibili conseguenze di un eventuale rifiuto.

Il conferimento dei dati non è obbligatorio. Senza i dati la cui comunicazione sia necessaria per fornire il servizio richiesto tramite la compilazione del form presente sul sito internet www.e-vai.com la Società non potrà attivare il Contratto.

1. Trattamento dei dati attraverso dispositivi satellitari (GPS)

La Società informa il Cliente che sui veicoli sono installati dispositivi satellitari in grado di rilevare l’ubicazione del veicolo (e quindi del Cliente e degli eventuali altri guidatori autorizzati).

I dati di geolocalizzazione sono necessari per le seguenti finalità: 1) permettere l’apertura e la chiusura del noleggio; 2) tutelare la società (es. in caso di furto o mancata riconsegna del veicolo secondo i termini prescritti, per la gestione delle violazioni amministrative al codice della Strada, per la gestione di sinistri; 3) consentire il pronto intervento in caso di guasto sui veicoli; 4) ottimizzare la gestione della flotta (ovvero consultare lo storico dei dati registrati per i veicoli in flotta quali percorsi effettuati, tempi di marcia e di fermata, km percorsi e tempo impiegato , monitoraggio chilometri e diagnostica); per tale finalità i dati vengono trattati in forma anonima e aggregata.

I dati sono conservati fino ad un massimo di:

• 24 mesi, conformemente al termine previsto dall’art. 2947 comma 2 del codice civile, in caso di sinistro per un limitato arco temporale (30 secondi precedenti e successivi al sinistro)
• 180 giorni in caso di violazioni amministrative del Codice della Strada per un limitato arco temporale (30 secondi precedenti e successivi al fatto oggetto del verbale di contestazione).

– 24 mesi per la finalità’ di cui al punto 4.

I dati non saranno utilizzati in operazioni di trattamento incompatibili con le finalità sopra dichiarate. Il trattamento dei predetti dati è effettuato con accorgimenti atti a prevenirne eventuali manomissioni e preservandone pertanto l’autenticità, l’accuratezza e l’integrità. Tali dati vengono immagazzinati nel rispetto di tutte le prescrizioni di sicurezza necessarie.

Per i fini di tutela sopra descritti, i dati possono essere comunicati esclusivamente a compagnie assicurative, società controllanti per l’espletamento di servizi amministrativi e legali, studi legali, enti pubblici ed Autorità giudiziarie.